Phase 1: Planungsphase – Digitalisierung braucht Haltung und Richtung
Bevor technische Lösungen gesucht oder neue Tools ausprobiert werden, braucht es im Verein ein gemeinsames Verständnis: Warum wollen wir digitalisieren? Und vor allem: Wie nehmen wir unsere Mitglieder und Engagierten dabei mit?
Denn Digitalisierung bedeutet mehr als nur die Anschaffung und den Einsatz von Technik. Sie bringt Veränderungen mit sich – in Abläufen, in der Kommunikation, manchmal auch im Rollenverständnis. Wer erfolgreich digitalisieren will, braucht daher auch ein gutes Veränderungsmanagement.
Veränderungsbereitschaft fördern
Gerade in kleineren Vereinen engagieren sich viele Menschen aus Tradition, mit Herzblut und in eingespielten Routinen. Das ist ein wertvoller Schatz – kann aber auch dazu führen, dass neue Wege erst einmal skeptisch betrachtet werden.
Deshalb ist es wichtig, Offenheit für Veränderung aktiv zu fördern:
- Die Vorstandsebene sollte Digitalisierung vorleben, ohne Druck zu erzeugen.
- Menschen mit Vorbehalten sollten nicht übergangen, sondern gezielt eingebunden und motiviert werden. Häufig kann man sich dafür auch die menschliche Neugier zu Nutze machen
- Es braucht Ansprechpartner oder Ansprechpartnerinnen im Verein, die sowohl informieren als auch Ängste ernst nehmen.
Ideal ist es, eine Digitalisierungsbeauftragte oder einen Digitalisierungsbeauftragten zu benennen – oder zumindest eine Person, die für Rückfragen und Unterstützung erreichbar ist. Diese sollte nicht nur auf Anfrage reagieren, sondern proaktiv kommunizieren, erklären und vermitteln.
Akzeptanz aufbauen: Kommunikation und Beteiligung
Ohne die Menschen eines Vereins ist in einem Digitalisierungsprozess nichts zu erreichen! Deshalb ist es wichtig zumindest die Mehrzahl der Vereinsmitglieder soweit zu motivieren, dass sie den Prozess mit unterstützen. Veränderungen brauchen Transparenz. Wenn Digitalisierungsmaßnahmen geplant sind, sollten sie frühzeitig angekündigt, verständlich erklärt und über möglichst viele Kanäle kommuniziert werden. So wird niemand überrascht – und die Wahrscheinlichkeit wächst, dass Mitglieder die Veränderungen mittragen.
Bei jedem Prozess, der verändert oder angepasst werden soll, muss vorher gründlich überlegt werden, wer an diesem Prozess beteiligt ist.
Negativ-Beispiele zur Verdeutlichung:
Alle Mitgliederdaten wurden in eine Vereins-App übernommen und Neumitglieder werden ab sofort direkt digital dorthin erfasst. Die Schatzmeisterin ist momentan nicht in der Lage auf die Daten zuzugreifen, deshalb werden keine Mitgliedsbeiträge mehr abgebucht, wie es bisher üblich gewesen ist.
Man muss sich ab sofort online einen Platz in einem Vereinskurs reservieren, ältere Vereinsmitglieder können dies eventuell (noch) nicht und sind somit vom Vereinsleben und den Aktivitäten ausgeschlossen.
Ein großer Sportverein mit mehreren Abteilungen vergisst bei einer relevanten Information eine neue kleine Abteilung zu informieren.
Folgen:
Zum einen ist es für diejenigen, die von solchen Maßnahmen „betroffen“ sind, persönlich unschön vor vollendete Tatsachen gesetzt zu werden, so etwas sollte unter keinen Umständen passieren! Schon gar nicht im Ehrenamt, aber selbst im Berufsleben sollte man so etwas tunlichst vermeiden. Es kann zu Unmut und Ablehnung führen.
Solche Beispiele können aber auch zu technischen Herausforderungen führen, die man vorher nicht überblickt hat.
Hilfreich sind zum Beispiel:
- Infoveranstaltungen oder digitale Stammtische zu konkreten Themen,
- Persönliche Gespräche mit Engagierten, die bisher eher zurückhaltend sind
- Schulungsangebote, die Berührungsängste abbauen
- Infomaterial in einfacher Sprache, gerade Fachbegriffe sind häufig Englisch oder nur eingedeutscht, welche es möglichst zu vermeiden gilt
Wichtig ist auch: Alle Beteiligten sollen das Gefühl haben, mitreden zu dürfen. Feedback ist ausdrücklich erwünscht – und sollte auch eingefordert werden.
Vereinskultur, Vision und Haltung
Digitale Veränderungen greifen tief in die Vereinskultur ein – also in die Art und Weise, wie in einem Verein gedacht, entschieden und miteinander umgegangen wird. Ein typischer Satz wie „So machen wir das immer“ ist nicht unbedingt als Widerstand zu verstehen, sondern Ausdruck gewachsener Erfahrung oder einem Gefühl der Hilflosigkeit, bei sich überall ändernden Prozessen. Man sollte die Bedenken ernst nehmen und in die Zukunft mitnehmen.
Gleichzeitig braucht Digitalisierung ein Zielbild: eine Vision. Sie beantwortet Fragen wie:
- Was wollen wir als Verein mit digitalen Mitteln besser machen?
- Wie wollen wir attraktiver für jüngere Mitglieder werden?
- Wollen wir unseren Verwaltungsaufwand reduzieren?
- Wollen wir inklusiver kommunizieren?
Eine gemeinsam entwickelte Vision gibt Orientierung – nach innen wie nach außen.
Zusammenfassung: Erfolgsfaktoren in der Planungsphase
✅ Offenheit fördern – besonders im Vorstand
✅ Veränderung aktiv begleiten, nicht „von oben“ verordnen
✅ Ansprechpartnerinnen/Ansprechpartner benennen
✅ Kritik offen annehmen und diese in die Umstellung mit einbinden, nicht ausschließen
✅ Schulungen und Erklärangebote einplanen
✅ Vision und Zielbild entwickeln
✅ Feedbackkultur stärken
Die nächste Phase mit der wir uns detaillierter beschäftigen ist die Bestandsaufnahme.