Phase 3: Handlungsphase
Die Handlungsphase ist das Herzstück eures Projekts. Aufbauend auf den Erkenntnissen aus der Planungsphase und der Bestandsaufnahme werden nun konkrete Strategien und Ziele definiert und in umsetzbare Maßnahmen übersetzt. Damit legt ihr den Fahrplan für die digitale Weiterentwicklung eures Vereins fest.
Strategie
Die Entwicklung einer übergeordneten, langfristig ausgerichteten Digitalisierungsstrategie bildet den Ausgangspunkt dieser Phase. Diese Strategie sollte eng an eurer Vereinsvision anknüpfen – nur so entsteht ein konsistentes Zukunftsbild.
Die Digitalisierungsstrategie steht nicht isoliert, sondern ergänzt bestehende Vereinsstrategien (z. B. Mitgliederentwicklung, Infrastruktur, Ehrenamtsförderung). Häufig lassen sich hier Synergien nutzen.
Beispielstrategie:
„Die Digitalisierung verändert unsere Gesellschaft tiefgreifend. Unser Verein entwickelt langfristig eigene Kompetenzen, um diesen Wandel aktiv zu gestalten. Wir setzen auf Kooperationen mit starken Partnern, um unsere digitalen Fähigkeiten auszubauen und unsere Angebote für Mitglieder und das Umfeld zukunftsfähig zu machen.“
Darauf aufbauend können Teilstrategien für verschiedene Bereiche entstehen, zum Beispiel:
- Vereinskommunikation:
„Unsere Kommunikation wird durch digitale Kanäle interaktiver und ermöglicht es, Mitglieder stärker einzubinden und neue Zielgruppen besser zu erreichen.“ - Verwaltung und Organisation:
„Wir etablieren digitale Verwaltungsprozesse, die effizienter, transparenter und zeitsparender sind.“ - Angebote und Services:
„Wir entwickeln digitale Angebote und Self-Services (Selbstbedienungsangebote), die den Vereinsalltag für Mitglieder erleichtern.“
Ziele
Eine Strategie bleibt wirkungslos ohne klar definierte Ziele. Diese geben Orientierung darüber, was erreicht werden soll – und wie der Fortschritt messbar wird.
Die SMART-Methode hilft euch dabei, Ziele präzise zu formulieren:
- Spezifisch: Ist das Ziel klar beschrieben?
- Messbar: Woran erkennt ihr, dass das Ziel erreicht wurde?
- Akzeptiert: Ist das Ziel von allen Beteiligten mitgetragen?
- Realistisch: Ist das Ziel mit den vorhandenen Ressourcen erreichbar?
- Terminiert: Bis wann soll das Ziel erreicht sein?
Neben der Definition solltet ihr auch die Priorisierung festlegen:
- Kurzfristige Ziele: innerhalb von 12 Monaten erreichbar
- Mittelfristige Ziele: in 1–5 Jahren umsetzbar
- Langfristige Ziele: Planungshorizont von mehr als 5 Jahren
Bewertet die Ziele außerdem hinsichtlich ihres Einflusses auf den Verein: auf einer Skala von 1 (geringe Wirkung) bis 5 (sehr starke Wirkung). Startet idealerweise mit den Zielen, die bei vertretbarem Aufwand den größten Mehrwert bringen.
Maßnahmen
Die Ziele werden nun in konkrete Maßnahmen übersetzt. Ohne diese Umsetzungsschritte bleibt die Strategie Theorie.
Entwicklung von Maßnahmen:
Am besten organisiert ihr einen Workshop, in dem gemeinsam Ideen gesammelt und strukturiert werden. Eine gute Leitfrage lautet:
- Wo stehen wir jetzt?
- Wo möchten wir hin?
- Wie kommen wir dahin?
Wichtig ist es, bei der Ideensammlung zunächst keine Einschränkungen vorzunehmen. Im Anschluss werden die Maßnahmen detailliert beschrieben und ggf. durch weitere Recherchen ergänzt: Welche Tools, Methoden oder Best Practices existieren bereits? Was kann angepasst oder neu entwickelt werden?
Roadmap (aus dem Englischen übernommen und entspricht dabei einem Fahrplan mit verschiedenen Meilensteinen, die man auf dem Weg erreichen möchte)
Damit ihr die Übersicht über alle Maßnahmen und deren zeitliche Einordnung behaltet, empfiehlt sich das Erstellen einer Roadmap. Diese visualisiert, welche Maßnahmen wann umgesetzt werden sollen – idealerweise für einen Zeitraum von fünf bis zehn Jahren. Hier können auch Synergien und Abhängigkeiten sichtbar gemacht werden.
Finanzieller Rahmen
Jede Maßnahme braucht einen finanziellen Rahmen, um die Umsetzbarkeit abzusichern und Überraschungen zu vermeiden. Erfasst sowohl die Kosten als auch mögliche Einsparpotenziale:
Mögliche Kosten:
- Personalkosten (Zeitaufwand der Mitarbeitenden)
- Verwaltungskosten
- Marketingkosten
- Software- und Hardwarekosten
Mögliche Einsparungen:
- Reduktion von Routineaufgaben
- Einsparen von Druck- und Versandmaterial
- Weniger manuelle Verwaltungsarbeiten
Arbeitspakete
Zur erfolgreichen Umsetzung empfiehlt es sich, die Maßnahmen in Arbeitspakete zu gliedern. Diese umfassen:
- die genaue Beschreibung der Aufgabe
- Zuständigkeiten
- benötigte Ressourcen
- einen Zeitplan
So behaltet ihr jederzeit den Überblick über den Stand der Umsetzung.
Jetzt geht es ans Handeln. Wichtig ist dabei: Nicht alles auf einmal digitalisieren wollen! Stattdessen lieber gezielt und mit kleinen, gut durchdachten Schritten beginnen.
Beispielhafte Handlungsfelder:
- Einführung eines einheitlichen Kommunikationskanals (z. B. E-Mail-Newsletter oder Messenger-Gruppe)
- Nutzung von Online-Tools zur Terminplanung oder für virtuelle Vorstandssitzungen
- Digitalisierung der Mitgliederverwaltung mit geeigneter Software
- Zentrale Ablage von Dokumenten in einer Cloud (z. B. Nextcloud, Google Drive)
Praxis-Tipp:
Beteilige die Mitglieder – vor allem diejenigen, die von der Veränderung betroffen sind. So steigt die Akzeptanz und die Umsetzung wird nachhaltiger.
📌 Beispiel: Maßnahmen-Roadmap
| Zeitraum | Maßnahme | Bereich | Zielsetzung | Priorität (1-5) |
| 0–6 Monate | Einführung eines Vereins-Newsletters | Kommunikation | Mitglieder regelmäßig informieren | 5 |
| 0–12 Monate | Digitalisierung der Mitgliederverwaltung | Organisation/Verwaltung | Verwaltungsprozesse vereinfachen | 5 |
| 6–18 Monate | Aufbau einer neuen Vereinswebsite mit Self-Service-Portal | Kommunikation/Service | Mitglieder binden, Verwaltungsaufwand senken | 4 |
| 12–24 Monate | Entwicklung einer Ehrenamtsplattform zur Koordination | Mitgliederentwicklung | Ehrenamt stärken, interne Abläufe verbessern | 3 |
| 24–36 Monate | Kooperation mit externen Partnern für digitale Bildungsangebote | Angebote | Mehrwert für Mitglieder schaffen | 2 |
| 3–5 Jahre | Vollständig papierlose Verwaltung etablieren | Organisation/Verwaltung | Nachhaltigkeit & Effizienz | 4 |
| 5+ Jahre | Aufbau eines digitalen Archivs für Vereinsgeschichte | Vereinsidentität/Kultur | Vereinsidentität bewahren | 2 |
📌 Beispiel: Arbeitspaket-Schema
| Arbeitspaket | Beschreibung | Zuständigkeit | Ressourcen | Zeitrahmen | Meilensteine |
| Mitgliederverwaltung digitalisieren | Einführung einer cloudbasierten Mitgliederverwaltung mit Self-Service | Projektleitung, Verwaltungsteam | Software: Vereinssoftware, Hardware: PCs/Tablets, Schulung | 3 Monate | Auswahl Software (Monat 1), Implementierung (Monat 2), Schulung & Livegang (Monat 3) |
| Newsletter einführen | Aufbau eines regelmäßigen Vereinsnewsletters inkl. Redaktionsplan | Öffentlichkeitsarbeit | Tool für E-Mail-Marketing, Zeitaufwand Redaktion | 2 Monate | Tool wählen (Woche 2), Erste Ausgabe (Ende Monat 2) |
| Ehrenamtsplattform entwickeln | Online-Plattform zur Organisation & Kommunikation für Ehrenamtliche | Projektgruppe Ehrenamt | Plattform-Software, evtl. Fördermittel, Workshops | 6 Monate | Konzept (Monat 2), Auswahl Tool (Monat 3), Pilotphase (Monate 4–5), Launch (Monat 6) |
Zusammenfassung: Erfolgsfaktoren in der Handlungsphase
- ✅ Strategie klar definieren – auf Basis der Vision eine langfristige Digitalisierungsstrategie entwickeln
- ✅ Ziele SMART formulieren – spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert
- ✅ Ziele priorisieren – nach Zeitrahmen (kurz-, mittel-, langfristig) und Wirkung
- ✅ Maßnahmen konkret entwickeln – mit klarer Zielorientierung und abgestimmt auf die aktuelle Vereinssituation
- ✅ Workshops nutzen – Beteiligung fördern und Ideen gemeinsam erarbeiten
- ✅ Roadmap erstellen – visualisiert die Umsetzungsschritte über mehrere Jahre hinweg
- ✅ Finanzrahmen festlegen – realistische Planung von Kosten, Einsparungen und Ressourcen
- ✅ Arbeitspakete schnüren – klare Zuständigkeiten, Zeitpläne und Aufgabenverteilung schaffen
Und weiter geht es mit der Evaluation.