Warum sollte ich mich mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzen?
Digitalisierung ist spätestens seit den COVID 19 Einschränkungen in aller Munde. An manchen Stellen hat man den Eindruck es MUSS jetzt einfach irgendwie digitalisiert werden.
Zugegeben, Digitalisierung bietet viele Chancen, aber ist natürlich auch mit Risiken verbunden und bedeutet häufig zumindest einen Erstaufwand, bevor man von den Veränderungen profitiert. Eines stimmt aber ganz bestimmt, an der Digitalisierung führt kein Weg vorbei und sie erstreckt sich auf alle Lebensbereiche. Sie bestimmt heutzutage unseren Alltag – wie wir arbeiten, uns Wissen aneignen, wie wir uns miteinander austauschen oder wie wir unsere Freizeit verbringen. Häufig ist unser Arbeitsalltag, aber auch viele Bereiche des Privatlebens schon vielfach digitalisiert. Wir schauen uns abends einen Film über eine Streaming-Plattform an und kommunizieren ganz selbstverständlich über Instant Messenger. Wir arbeiten im Büro mit Hilfe von Videokonferenzen und gemeinsam an Dateien in der Cloud.
In einigen Fällen erfolgt die Digitalisierung gut geplant und sinnvoll umgesetzt, an anderen Stellen hingegen werden kopflos Bereiche digitalisiert und es tun sich im Nachhinein große Lücken oder Probleme dazu auf.
Im Gegensatz zum Arbeits- und Privatleben sieht es in manchen Vereinen noch ganz anders aus. Hier ein paar kleine, vielleicht etwas überspitzt dargestellte, Beispiele:
- Die Vereinsbuchhaltung erfolgt noch komplett analog, eventuell werden zumindest die Belege in einer Tabellenkalkulation erfasst
- Wenn man alle Mitglieder erreichen will muss man zwanzig per Instant Messenger anschreiben, fünf per E-Mail, zwei über einen anderen Instant Messenger Dienst und vier per Briefpost
- Bei der Durchführung eines Sommerfestes weisen wir ausschließlich mit Plakaten im Ort auf dieses Fest hin und planen das Fest unübersichtlich in einer Messenger Gruppe
Diese Vorgehensweisen können dabei durchaus gut funktionieren, je nachdem wie diszipliniert oder engagiert die treibenden Kräfte im Verein dahinter sind. Zudem merkt man ja auch erst, ob eine Veränderung Vorteile bietet, wenn man es ausprobiert. Wenn man jedoch offen und bereit für Veränderungen ist und damit beginnt die ersten Prozesse zu digitalisieren, kann dies viele Vorteile haben. Man erledigt zum Beispiel viele administrative Aufgaben in kürzerer Zeit oder die Information über das Sommerfest erreicht viel mehr Personen, als nur die direkt aus dem Ort.
Aus diesem Grund ist es sinnvoll sich mit der Digitalisierung auch innerhalb des Vereinslebens auseinanderzusetzen, die Digitalisierung macht nicht vor der Vereinswelt halt – und das ist gut so! Digitale Werkzeuge können das Vereinsleben einfacher, transparenter und effizienter machen. Sie helfen dabei, Mitglieder zu verwalten, Termine zu koordinieren, Finanzen im Blick zu behalten oder Öffentlichkeitsarbeit zeitgemäß zu gestalten.
Diese Handreichung richtet sich besonders an kleinere gemeinnützige Vereine, die bisher noch wenig Berührung mit digitalen Lösungen hatten. Sie soll Ihnen als praktisches Nachschlagewerk dienen, um Digitalisierungsschritte im eigenen Tempo zu gehen – egal ob es um die erste digitale Mitgliederliste oder die Nutzung von Tools für Online-Sitzungen geht. Aber auch Vereine, die bereits einige Bereiche digitalisiert haben, können von diesem Nachschlagewerk profitieren. Sie können sich Ideen holen, wie man Bereiche gegebenenfalls noch verbessern kann oder auch ganz neue Lösungen kennenlernen.
Wir möchten Sie ermutigen, erste Schritte zu wagen – und zeigen, wie einfach und wirkungsvoll Digitalisierung sein kann.
Erste Schritte
Viele Vereine stehen dabei vor der Herausforderung: Wir wollen digitaler werden – aber wie fangen wir das an?
Dabei muss man bedenken Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Damit dieser gelingen kann, empfiehlt es sich, schrittweise und strukturiert vorzugehen.
Ein einfacher, aber wirkungsvoller Orientierungsrahmen besteht dabei aus vier Phasen: der Planungsphase, der Bestandsaufnahme, der Handlungsphase und der Evaluation.
Wir schauen uns diese Phasen genau an und gehen im Anschluss auf die einzelnen digitalen Handlungsfelder eines Vereins ein. Zuletzt kommen noch Übersichten zu Tools & Software für Kommunikation und Zusammenarbeit, die Vereinsverwaltung, Finanzen und Buchhaltung im Verein, für Veranstaltungen, zur Terminfindung und für Online Umfragen. Es folgen Checklisten & anderen Vorlagen, allgemeine Hinweise zu Fördermöglichkeiten und hilfreiche Links für die Digitalisierung im Verein, aber auch für die Vereinsarbeit an sich.