Digitale Handlungsfelder im Verein
Hier findet ihr eine Übersicht über mögliche Handlungsfelder, die ihr in eurem Verein auf verschiedene Weisen digitalisieren könnt. Teilweise kann man die Bereiche auch nicht so klar abgrenzen, beispielsweise die Organisation eines Sommerfestes besteht sowohl aus Kommunikation, Zusammenarbeit, Veranstaltungsorganisation und Öffentlichkeitsarbeit. Es können im Einzelfall auch alle Bereiche mit beteiligt sein. Deshalb finden sich teilweise die gleichen Verweise unter verschiedenen Handlungsfeldern.
Wir haben viele der angebotenen Softwarelösungen für Vereine getestet, nicht im wissenschaftlichen Sinne, aber recht detailliert. Da aber natürlich nur ein kleiner Teil aller verfügbaren Lösungen getestet werden konnte, denn es gibt wirklich sehr viele, drücken ich wir uns mit den Beschreibungen was welche Software leistet immer bewusst wage aus. Im Zweifelsfall sollte jeder vor Erwerb einer solchen Software genau prüfen, ob die jeweilig notwendige Funktion vorhanden ist. Diese Übersicht soll Vereinen eine Orientierung geben, was eine solche Softwarelösung in der Regel bietet und für welchen Bereich im Verein man sie am besten nutzen könnte.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Um eine strukturierte Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Vereins zu gewährleisten, kann man zum Beispiel über eine Kollaborationsplattform nachdenken. Eine solche Plattform bietet in der Regel eine Möglichkeit zum Austausch strukturiert nach Themenbereichen. Bei den meisten dieser Softwarelösungen gibt es Rollen, dass heißt es ist möglich Berechtigungen zu vergeben. So könnte man zum Beispiel dem Vorstand Zugriff auf bestimmte Chats oder Daten geben, die „normale“ Vereinsmitglieder nicht sehen können. Teilweise ist es sogar möglich, dass man externen Personen bzw. Gästen Zugang zu bestimmten Bereichen gewährt.
Eine andere Möglichkeit für den gemeinsamen Zugriff auf Daten wäre die Einrichtung eines gemeinsamen Servers, den alle erreichen können oder eine gemeinsame Cloudlösung. Man sollte dabei allerdings immer auf eine sinnvolle und strukturierte Benennung der Dateien und Ordner achten und diese mit allen kommunizieren.
- Zugriff auf gemeinsame Daten (z. B.: Protokolle, Fotos von Veranstaltungen oder organisatorische Listen)
- Struktur einer Ablage (z. B.: Dateiordner)
- Austausch innerhalb bestimmter Gruppen zu verschiedenen Themen (z. B.: Vorstandsgruppe, Trainingsgruppe A, Sommerfest Organisationsgruppe)
- Information an alle Mitglieder
Hier findet man eine kleine Übersicht an möglichen Tools oder Software für Kommunikation und Zusammenarbeit im Verein. Tools für die Terminfindung oder für Online Umfragen sind ebenfalls hilfreiche Kommunikationsmittel.
Vereinsverwaltung
Eine Vereinsverwaltung bietet meist eine gute Übersicht über die Mitglieder eines Vereins. Bei den meisten digitalen Vereinsverwaltungen ist es möglich die Mitglieder Sparten oder Abteilungen zuzuordnen. Das ist sehr hilfreich, wenn man zum Beispiel als Sportverein mehrere Sportarten oder Trainingsgruppen anbietet. Zudem kann man meist Serienbriefe bzw. Serienmails versenden und man kann sich an Vereinsjubiläen bzw. Geburtstage von Mitgliedern erinnern lassen. In der Regel gibt es bei diesen Softwarelösungen auch die Möglichkeit Ein- und Austritte von Vereinsmitgliedern zu verwalten und deren Mitgliedsbeiträge zu verfolgen. Oftmals gibt es auch die Möglichkeit Belege, wie Rechnungen, zu erfassen und somit eine erste Übersicht über Einnahmen und Ausgaben zu erstellen.
- Austausch innerhalb des Vorstands
- Zugriff auf gemeinsame Daten (z. B.: Berichte, Protokolle)
- Aufnahme neuer Mitglieder
- Betreuung bestehender Mitglieder
- Austritt von Mitgliedern
Auch hier eine kleine Übersicht an möglichen Softwarelösungen für die Vereinsverwaltung.
Finanzen und Buchhaltung
Eine Vereinsbuchhaltungssoftware bietet einem Verein die Möglichkeit seine Einnahmen und Ausgaben steuerlich zu erfassen. Oftmals wird dem Verein eine Auswahl an Kontenrahmen geboten, bei dem man sich den passenden aussuchen kann bzw. den aussuchen kann, den der Steuerberatende des Vereins im Einsatz hat. Häufig gibt es auch die Möglichkeit die erfassten Daten dem Steuerberatenden zur Verfügung zu stellen. Das ist sehr hilfreich, wenn dort zum Beispiel der Jahresabschluss oder bestimmte Berichte für den Verein erstellt werden.
Oftmals ist auch ein direkter Import oder auch Zugriff auf das Online-Banking möglich. Das erleichtert das im Blick behalten von Einnahmen und Ausgaben und das erfassen von Belegen. In der Regel bieten diese Softwarelösungen eine Übersicht der Einnahmen und Ausgaben, welche Berichte weiterhin angeboten werden ist jedoch recht unterschiedlich. So sollte man in jedem Fall vor dem Erwerb einer Software prüfen, ob alle benötigten und gewünschten Auswertungen und Berichte verfügbar sind.
- Buchhaltungssoftware
- Datenaustausch mit z. B. Steuerberatern
- Online-Banking
- Erstellung von Auswertungen
Einige Vorschläge für Tools und Software für die Finanzen und Buchhaltung im Verein.
Veranstaltungen
Eine Planung und Durchführung von Veranstaltungen könnte man zum Beispiel auch mit der oben genannten Kollaborationplattform durchführen. Wenn man jedoch kein solches Tool zur Verfügung hat, dann könnte man zum Beispiel eine digitale Pinnwand nutzen. Auch hier gibt es eine Vielzahl von Anbietern, viele davon aus dem deutschen oder europäischem Raum. Mit einer solchen Lösung könnte man sich zum Beispiel je nach Bereich unterschiedliche Karten anlegen und damit für alle sichtbar gestalten und kommunizieren, was benötigt wird, was noch fehlt, etc.
- Planung einer Veranstaltung (Was wollen wir gemeinsam organisieren? Wer macht mit? Was wird benötigt?)
Für Veranstaltungen geeignete Softwarelösungen.
Öffentlichkeitsarbeit
Der Bereich der Öffentlichkeitsarbeit ist ein sehr wichtiger Bereich innerhalb eines Vereins. Hier kann man auch vieles digitalisieren. Die Präsentation eines Vereins auf seiner Internetseite oder auch in den sozialen Medien. Dies kann auch zum Beispiel für das Fundraising wichtig sein oder der Gewinnung neuer Mitglieder.
- Internetseite
- Soziale Medien
- Gewinnung neuer Mitglieder
Datenschutz
Der Datenschutz ist bei uns in Deutschland gesetzlich geregelt durch die Datenschutz-Grundverordnung. Hier wird der Umgang und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten geregelt. Da man als Verein Mitglieder hat, diese verwalten muss und ggf. noch Öffentlichkeitsarbeit betreiben will, betrifft dieses Thema jeden Verein. Bei der Stiftung Datenschutz gibt es vielfältiges Material zu diesem Thema. Des Weiteren werden dort immer wieder Online-Seminare zu diesem Themengebiet angeboten. stiftungdatenschutz.org/ehrenamt
Hier sind einige Checklisten und Vorlagen, die den Digitalisierungsprozess unterstützen könnten: Checklisten und Vorlagen