Phase 2: Bestandsaufnahme – Wo stehen wir? Was brauchen wir?
Bevor Maßnahmen geplant oder Tools angeschafft werden, braucht es ein klares Bild vom aktuellen Zustand: Welche digitalen Möglichkeiten nutzen wir bereits – und wo gibt es Nachholbedarf? Die Bestandsaufnahme ist das Fundament jeder durchdachten Digitalisierungsstrategie.
Zwei Blickrichtungen sind dafür zentral:
- Eine Innenansicht – also die Analyse des Vereins selbst
- Eine Außenansicht – also die Analyse des Umfelds und relevanter Trends
Beides sollte nicht im Alleingang passieren. Eine Aufteilung der Themen auf ein kleines Team (z. B. Vorstand, Engagierte, Interessierte) sorgt für eine effiziente Arbeitsweise und schafft frühzeitig Beteiligung. (Bei der Durchführung von Workshops oder Umfragen können
Vereinsanalyse – Den eigenen Verein verstehen
🔹 Workshop zur Selbstreflexion
Ein guter Einstieg ist ein Workshop, in dem grundlegende Fragen diskutiert werden:
- Wofür steht unser Verein?
- Was steht in der Satzung über unseren Vereinszweck?
- Haben wir ein Leitbild? Wenn nicht: Zeit, eines zu formulieren.
- Wo wollen wir hin?
- Gibt es eine Vision, die unser zukünftiges Wirken beschreibt?
- Wer sind unsere Mitglieder – und was brauchen sie?
- Wie ist die Altersstruktur?
- Welche Erwartungen, Vorlieben und digitalen Kompetenzen gibt es?
Tipp: Wenn über die Bedürfnisse wenig bekannt ist, hilft eine Mitgliederbefragung – z. B. als Online-Umfrage oder anonym über einen Fragebogen beim nächsten Treffen. Auch Einzelinterviews anhand eines Interviewleitfadens sind eine gute Möglichkeit zum Beispiel Verantwortliche eines Prozesses mit einzubinden
🔹 Digitale Ausstattung erfassen
Ein zentraler Schritt ist die Erhebung der bereits vorhandenen digitalen Werkzeuge. Eine einfache Tabelle hilft, Klarheit zu schaffen:
- Was nutzen wir bereits (z. B. E-Mail-Verteiler, Vereinssoftware, Website, Cloudspeicher)?
- Funktioniert es gut oder bereitet es Probleme?
- Wird das Tool regelmäßig genutzt oder fristet es ein Schattendasein?
Beispiel:
| Bereich | Werkzeug | Bewertung |
| Kommunikation intern | WhatsApp-Gruppe | Funktioniert, aber unübersichtlich |
| Buchhaltung | Excel-Tabelle | Aufwendig, fehleranfällig |
| Homepage | WordPress, selten aktualisiert | Potenzial vorhanden |
| WLAN im Vereinsheim | Ja, aber instabil | Schwäche |
🔹 Analoge Prozesse erkennen
Oft lohnt ein zweiter Blick: Welche analogen Prozesse könnten digital unterstützt oder ersetzt werden? Beispiele:
- Beitrittserklärungen auf Papier → Online-Formular
- Briefpost zu Veranstaltungen → Newsletter oder Messenger
- Handzettel → Social Media, Website
Hier entstehen konkrete digitale Anknüpfungspunkte, die zu den ersten Maßnahmen werden können.
🔹 SWOT-Analyse
Am Ende der Vereinsanalyse empfiehlt sich eine SWOT-Betrachtung:
(SWOT ist aus dem Englischen abgeleitet und steht für die Anfangsbuchstaben von Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken))
- Stärken: Wo sind wir gut aufgestellt?
- Schwächen: Wo hakt es?
- Chancen: Welche Trends können wir nutzen?
- Risiken: Was könnte uns überfordern oder ausbremsen?
Umfeldanalyse – Lernen von anderen und nach vorn blicken
Der zweite Teil der Bestandsaufnahme richtet sich nach außen. Es geht darum, sich einen Überblick über das Vereinsumfeld, Mitbewerber und gesellschaftliche Trends zu verschaffen.
Fragen dabei könnten sein:
- Was passiert um uns herum?
- Gibt es vergleichbare Vereine mit digitalen Lösungen? Welche Lösungen werden dort genutzt und kommen diese für uns gegebenenfalls auch in Frage?
- Welche Formate oder Plattformen nutzen andere Organisationen in der Region?
- Welche digitalen Angebote nutzen unsere Zielgruppen sonst?
- Online-Kurse, Apps, Gruppen auf sozialen Netzwerken?
- Welche Trends zeichnen sich ab?
- Mobile Kommunikation, Online-Verwaltung, barrierefreie Information?
Tipp: Eine Internetrecherche hilft, Impulse zu sammeln. Darüber hinaus lohnt es sich, mit lokalen Akteuren zu sprechen: Gemeindeverwaltung, Partnerorganisationen, Bildungsträger, Fachverbände oder auch Fördergeber.
Erkenntnisse zusammenführen: Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken
Der letzte Schritt der Bestandsaufnahme ist das Zusammenführen aller Erkenntnisse. Eine SWOT-Matrix bietet hier den besten Überblick:
| Chancen | Risiken | |
| Stärken | Gute Basis für neue Projekte | Zu starke Fokussierung auf Bewährtes |
| Schwächen | Verbesserungspotenziale nutzen | Überforderung bei zu vielen Änderungen |
Daraus lassen sich erste strategische Richtungen ableiten, z. B.:
- „Unsere interne Kommunikation ist ein Schwachpunkt – hier setzen wir zuerst an.“
- „Wir haben viele junge Mitglieder – wir bauen Social Media gezielt aus.“
Zusammenfassung: Erfolgsfaktoren in der Bestandsaufnahme
✅ Vereinsanalyse mit Fokus auf Ziele, Struktur und digitale Ausstattung
✅ Mitgliederstruktur und Bedarfe aktiv einbeziehen
✅ Analoge Prozesse sichtbar machen – digitale Anknüpfungspunkte erkennen
✅ Umfeldrecherche für Impulse und Trends
✅ SWOT-Analyse durchführen
✅ Erkenntnisse schriftlich festhalten und im Team diskutieren
Als nächstes betrachten wir uns die Handlungsphase.